Ak stojíte pred rozhodnutím, čo s firmou po COVID-e, odporúčam vám prečítať si tento článok a možno sa budete inšpirovať. Hoci ešte COVID kríza neskončila, objavujú sa prvé predpovede, čo bude potom. Nechcem suplovať prácu dobre platených ekonómov, ale isté je, že tisíce firiem skončia alebo padnú úplne na dno. Možno by sme mohli túto krízu prirovnať k revolučným zmenám, ktoré sa dejú v prírode. Či už to bolo vyhynutie dinosausov možno v dôsledku pádu meteoritu, alebo doba ľadová, ktorá preverila pripravenosť obyvateľov prírody. Vždy to prežili iba tí najprispôsobivejší, na čo existuje zaužívaný medzinárodný výraz „agilný“. Naša firma dostala tiež ťažkú ranu a na svetlo vyplávali všetky tie bremená, ktoré sme roky ťahali za sebou s tým, že raz možno niečo z toho bude. A museli sme sa prispsobiť.
Aké je riešenie?
Neexistuje univerzálne riešenie, ale v každom prípade to chce zachovať chladnú hlavu. Okamžité prepúšťanie zamestnancov, opúšťanie výrobných priestorov, predaj majetku je len dočasným riešením. Odpoveďou pre mnohé firmy je Agilita. Hľadanie výhod v nevýhode. O čo sa jedná? Možno práve nastal čas urobiť krok, ku ktorému ste sa odhodlávali roky. Tým je zvyčajne zmena alebo zefektívnenie procesov. Pracujem ako agilný projektový manažér, školiteľ a kouč a môžem bez problémov povedať, že každá firma má v tomto rezervy. Aby som mohol pokračovať, uvediem príklady na zefektívnenie procesov a zmenu procesov.
Zefektívnenie procesov
Okolo efektivity procesov existuje celá veda a ak sa chcete trochu do toho dostať, odporúčam získať informácie o metodike SixSigma. Napríklad ste reštaurácia a v súčasnosti varíte jedná na rozvoz a máte aj vlastný rozvoz. Je trasa rozvozu efektívna, koľkokrát sa stane, že jedlo príde zákazníkom neskoro? Alebo koľkokrát sa jedlá popletú? Ak máte systém dokonale zmapovaný, dokážete tieto chyby eliminovať. Napríklad, na každých 10.000 vydaných jedál došlo k nesprávnemu dodaniu v 10 prípadoch. To znamená 99,9% správnych dodávok. Každá chyba vás totiž niečo stojí. Či už dodatočnú ľudskú prácu alebo má za následok aj finančný postih.
Jednoduchý príklad zefektívnenia procesov je dodávka balíkov na pošte. Kedysi sa ručne vypisovali balíkové sprievodky, tieto sa lepili na balíky, pričom už na pošte museli pracovníčky správne zaradiť, do ktorého depa budú dodané. V súčasnosti sa vytlačia elektronické štítky, každý balík má čiarový kód, automatické triediace stroje rozhodujú, kam bude balík poslaný. Procesy zostali tie isté – prevzatie balíka na pošte – poslanie balíka do lokálnej triedičky – poslanie balíka do centrálnych skladov – prevoz balíka do lokálneho skladu – prevoz balíka na poštu – poštár zoberie balík a dodá ho prijímateľovi. V starom systéme prešiel balík rukami ľudí možno 8 krát, v novom systéme možno 4x. Pošta zefektívnením procesov ušetrila možno 40% pracovníkov a znížila náklady na prepravu.
Zmena procesov
Ak predchádzajúci príklad popisuje zefektívnenie procesov, čo je potom zmena procesov? Pri zmene procesov častokrát rozbúrate celý systém a buduje ho nanovo. Na toto sú častokrát potrební externí poradcovia, lebo ľudia z firmy si len ťažko vedia predstaviť, že by sa veci robili inak. Aby som zostal v rovnakej oblasti, tak za zmenu procesov považujem balíkomaty. Odpadá tu fyzické prebratie balíka od zákazníka a fyzické dodanie zákazníkovi. Nie som expert na to, ako balíkomaty fungujú ale viem si predstaviť, že idú iba cez dvoje rúk. Jeden vodič vyzdvihne balík a prinesie ho do centrály, tam sa balíky automaticky pretriedia a naložia do auta inému vodičovi, ktorý ich privezie k balíkomatu a vloží do schránky.
Kde je problém?
Američania to volajú „catch“. Veľa z nás asi pozná knihu Hlava 22 (Catch 22), či je tam nejaký zádrheľ. Prečo pošta nezačala s balíkomatmi? Totiž je oveľa ľahšie už rovno začať s novými procesmi, ako prerábať existujúce procesy. Sú s tým spojené pomerne veľké investície, prepúšťanie zamestnancov (v takomto prípade má význam prepustiť zamestnancov, ak ich nepotrebujeme z dôvodu nadbytočnosi a nie z dôvodu zosekávania nákladov). A chce to gule. V tomto sú dobrí mladí riaditelia a podnikatelia, vidia viac prínosy ako riziká. Netrápi ich, či si prídu o teplé miesto, ak to nevyjde.
Máte aj Vy rezervy?
Ak poviete, že u vás je to na 100% v poriadku, tak buď ste génius, alebo tomu nerozumiete. Záleží od toho, ako „dobrí“ chcete byť. Možno vám bude stačiť využiť Paretovo pravidlo 80:20. To znamená, že 80% zlepšenia získate investovaním 20% prostriedkov. Bohužiaľ „domáci zamestnanci“ častokrát nevidia alebo nechcú vidieť zlepšenia. Ak pripustíte, že máte v procesoch rezervy, odporúčam vám zavolať si externého odborníka, aby sa vám na to pozrel. Častokrát máte úvodnú konzultáciu úplne zadarmo a aj odmena konzultantov je zvyčajne založená na podieli z toho, čo firme ušetria. Platby konzultantom sa realizujú iba z ušetrených prostriedkov, čiže vás to nič nebudú stáť. Tak čo, ste odvážny a dravý manažér alebo radšej konzervatívny a opatrný?